Cum funcționează implicit
Pentru fiecare plată programată din contractele tale active, Zapis trimite automat trei emailuri:
Cu 3 zile înainte de scadență — "Bună, doar o reamintire prietenească: plata de XX RON este scadentă pe data de..."
În ziua scadenței — email cu link direct de plată ("Plătește acum")
La 3 zile după scadență — follow-up politicos: "Observăm că plata nu a fost încă procesată. Dacă ai întâmpinat probleme..."
Fiecare email conține: suma, scadența, denumirea contractului, butonul de plată cu cardul, și datele tale de contact ca expeditor.
Customizare șabloane
Intri în Setări → Email-uri și ai cele trei șabloane:
Payment reminder - 3 zile înainte
Payment reminder - scadență
Payment reminder - întârziere
Le poți edita liber. Folosește variabilele dinamice între acolade — {{client_name}}, {{amount}}, {{due_date}}, {{payment_link}}, {{contract_title}} — care vor fi înlocuite automat la trimitere.
Sugestie de ton: în consultanță, mențin un ton cald și personal. Nu "PLATIȚI URGENT" cu majuscule. Mai degrabă "Sper că totul merge bine cu proiectul. Trecem prin perioadă aglomerată, vroiam doar să te ajut cu o reamintire..."
Dezactivarea remindere-lor pentru un client
Dacă un client te anunță că plătește prin OP săptămâna asta, dar scadența e mâine, nu vrei să primească mailul stresant. Cum oprești:
Deschide contractul
Tab "Plăți"
Lângă plata respectivă, butonul "..."
Alegi "Oprește remindere"
Plata rămâne în pending, dar nu se mai trimit emailuri. Util și când e o discuție delicată în desfășurare.
Dezactivare globală
În Setări → Notificări ai un toggle "Trimite remindere automate de plată". Dacă îl scoți, oprești complet sistemul pentru toate contractele. Nu recomand — pierzi un canal eficient de încasare.
GDPR și dezabonare
Fiecare email de reminder conține în footer un link "Dezabonează-te de la aceste emailuri". Dacă un client apasă, va fi exclus automat din viitoarele remindere. Nu poți forța trimiterea — e cerință GDPR și e bine așa.
Atenție: chiar dacă clientul s-a dezabonat de la remindere, asta NU înseamnă că plata e iertată. Va trebui să-l contactezi tu personal — pe telefon, în întâlnire, etc.
Pentru detalii despre status-urile plăților vezi Plăți programate și milestones.