Ce sunt plățile programate
În momentul în care un client semnează contractul, Zapis creează automat toate plățile viitoare conform planului ales. Nu trebuie să le adaugi manual. Fiecare plată are:
- O sumă
- O dată scadentă
- Un status — pending, paid, overdue, cancelled
- Un link unic de plată pe care clientul îl poate refolosi
Unde le vezi
Intri în Contracte, deschizi contractul respectiv, și ai un tab "Plăți". Acolo e lista completă cu status-uri colorate:
- Pending (galben) — scadență viitoare, încă nu a fost plătită
- Paid (verde) — plătită cu succes
- Overdue (roșu) — a trecut scadența și nu e plătită
- Cancelled (gri) — anulată manual
Remindere automate
Pentru fiecare plată programată, Zapis trimite automat email-uri:
- Cu 3 zile înainte de scadență — un reminder politicos
- În ziua scadenței — email cu butonul de plată
- La 3 zile după scadență — dacă încă nu s-a plătit, follow-up
Detalii despre customizarea șabloanelor în Remindere automate plăți.
Cum marchezi o plată ca încasată offline
Se întâmplă des în consultanță: clientul îți spune că vrea OP în loc de card. Banii ajung în bancă, dar Zapis nu știe. Trebuie să marchezi manual.
- Deschide contractul
- Tab "Plăți"
- Lângă plata respectivă, butonul "Marchează ca plătită"
- Selectezi metoda (transfer bancar, numerar, altă), adaugi data și o notă opțională
- Salvezi
Plata trece pe verde și se oprește orice reminder.
Bune practici: dacă marchezi manual, scrie în notă numărul OP-ului. Te va ajuta enorm la reconciliere la sfârșit de lună.
Anularea unei plăți
Dacă un milestone nu mai e relevant (clientul a renunțat la o fază, ai negociat altă structură), poți anula plata. Butonul "Anulează" e tot în tab-ul de plăți. Atenție: anularea nu rambursează ce s-a plătit deja, doar oprește încasarea viitoare.
Și abonamentele?
Plățile programate sunt one-time la date fixe. Pentru abonamente lunare recurente cu reînnoire automată (membership-uri, retainer-e) se folosește alt sistem — îți va sări în ochi în wizard, opțiunea "Abonament recurent". Detaliem în alt articol.