Cum trimiți contract automat din WooCommerce la comenzi B2B în 2026

De George Olah, developer · Ultima actualizare: 26 iunie 2026 · 10 minute citire

Răspuns scurt: Instalezi plugin-ul Zapis pentru WooCommerce (gratuit din WP Directory), îl conectezi la contul tău Zapis (5 minute), setezi reguli de trigger (ex: orice comandă B2B peste 500 € → trimite contract automat). După plasare comandă, clientul primește link, semnează în 2 minute pe telefon, tu primești notificare + PDF + factură. Timp total setup: 12 minute.

De ce ai nevoie de contract pentru comenzile B2B (chiar dacă ai T&C generic)

În e-commerce, comenzile B2B au nevoi diferite de B2C:

Realitatea concretă: Un dispute B2B de 5.000 € fără contract semnat individual te poate costa 6-12 luni de proces și 30-50% șanse să pierzi banii. Cu contract semnat = 1 saptamana mediere, 90%+ recuperare.

Plugin Zapis pentru WooCommerce — feature overview

Răspuns scurt: Plugin gratuit în WP Directory, paritate cu app-ul Zapis. După comandă plasată, trimite automat contract personalizat (cu detaliile firmei + valoarea + produsele), permite semnătură eIDAS, salvează PDF semnat în comandă, generează factura.

Funcționalități incluse

• ✅ Trigger configurabil: pe valoare, tip produs, status comandă, tag client
• ✅ Template dinamic: variabile auto-completate (nume firmă, CUI, valoare, produse, livrare)
• ✅ Semnătură electronică eIDAS: simplu/avansat, în funcție de valoare
• ✅ Validare CUI cu API ANAF: numele firmei și statusul de plătitor TVA verificate automat
• ✅ Audit trail complet: IP, timestamp, dispozitiv, durată citire fiecare secțiune
• ✅ Multi-template: contract diferit pentru produse/categorii/clienți diferiți
• ✅ Workflow integrat: comanda intră în „Pending semnătură" până la signing
• ✅ Webhook events: Zapier, Make, n8n pot reacționa la semnare
• ✅ Multi-lingvist: RO + EN built-in, alte limbi via override

Statistici beta plugin Q1 2026

Date colectate de la 47 magazine WooCommerce care folosesc plugin-ul de 3+ luni:

Tutorial pas cu pas: setup în 12 minute

Pasul 1 — Instalează plugin (2 minute)

1. WP Admin → Plugins → Add New → caută „Zapis Contract Automation"
2. Activate
3. Apare meniu nou: WooCommerce → Zapis Contracts

Pasul 2 — Conectează contul Zapis (3 minute)

1. Mergi la zapis.io/register și creezi cont (dacă nu ai)
2. În WP Admin: WooCommerce → Zapis Contracts → Settings
3. Lipești API Key (din Zapis Dashboard → Settings → API)
4. Click „Test Connection" → ✅ trebuie să zică „Connected as [numele tău]"

Pasul 3 — Configurează triggerul (2 minute)

WooCommerce → Zapis Contracts → Triggers → Add New:

Numele triggerului: "Contract B2B comenzi >500 EUR"

Condiții (ALL):
  - Order has billing_company NOT empty   # e B2B
  - Order total > 500 EUR
  - Order status = "processing"            # plata făcută

Acțiuni:
  - Trimite contract template: "B2B Standard EUR"
  - Status nou comandă: "Pending Signature"
  - Email client: notification cu link contract
  - Email tine: notification "Contract trimis"

Pasul 4 — Editează template-ul (3 minute)

Zapis Dashboard → Templates → „B2B Standard EUR" → Edit:

Variabile auto-completate din WooCommerce:

• {{ company_name }} — billing_company
• {{ company_cui }} — billing_vat sau custom field
• {{ order_number }} — numărul comenzii
• {{ order_items }} — listă produse tabel
• {{ order_total }} — suma totală
• {{ delivery_address }} — billing_address

Adăugi clauzele tale specifice (livrare, termen plată, garanție).

Pasul 5 — Test cu o comandă fake (2 minute)

1. Pe site, plasezi o comandă test cu „company name" completat + valoare >500 €
2. Plătești cu mod test (Stripe sandbox)
3. Verifici email: ai primit link contract
4. Deschizi link, semnezi cu mouse-ul, click „Sign"
5. Verifici WP Admin: comanda are status „Pending Signature" → „Signed"
6. ✅ Funcționează

Flow detaliat: ce vede clientul B2B

Răspuns scurt: Cumpărător B2B plasează comandă pe site → primește 2 email-uri (confirmare comandă + link contract) → deschide link pe telefon → citește contractul → bifează acord + semnează → primește factură + acces produse. Timp total pentru client: 3-5 minute.

Email 1: Confirmare comandă (standard WooCommerce)

Conținut clasic: ce a comandat, total, livrare. Plus: notificare „un contract a fost trimis separat pentru semnare".

Email 2: Link contract (trimis de Zapis)

Subject: Contract pentru comanda #1247 — semnează în 2 minute

Bună [Nume Client],

Pentru comanda dvs. #1247 (3.450 EUR) avem nevoie de semnătura 
pe contractul atașat.

Semnați acum (2 minute): [Link Zapis]

Pașii:
1. Click pe link
2. Citește contractul (deja completat cu datele dvs.)
3. Verifică detalii (CUI, sume, livrare)
4. Bifează „Sunt de acord" + Semnează cu mouse-ul
5. Primiți PDF semnat + factură

Întrebări? Răspundeți la acest email.

Mulțumim,
[Numele magazinului]

În aplicația Zapis (browser/mobile)

1. Pagină contract responsive
2. Sticky header cu „Pasul 1 din 3"
3. Conținut contract cu evidențieri pe sume + clauze critice
4. Buton mare „Semnează contractul"
5. Modal cu input semnătură (mouse/touch) + checkbox „Sunt de acord"
6. Confirmare + buton „Descarcă PDF semnat"

Post-semnare automat

• WooCommerce: status comandă → „Signed" → „Processing fulfillment"
• Email client: confirmare + PDF atașat
• Email tine: notification + dashboard updates
• Factură generată automat (dacă ai integrare Stripe/Smartbill)
• Webhook trigger pentru Zapier/Make (notification Slack, CRM update etc.)

Casuri de uz reale — 3 magazine RO

Caz 1 — Magazin mobilier la comandă (Cluj)

Profil: B2B 100%, comenzi 2.000-15.000 €, 8-15 comenzi/lună.

Înainte: Contract Word trimis manual, semnat manual scan-email, 5-7 zile delay producție.

După Zapis (3 luni):

• Timp setup: 18 min total
• Semnare în 24h: 94% rate
• Comenzi anulate post-producție: -85% (de la 13% → 2%)
• Recuperat: ~12.000 €/lună din comenzi care altfel se anulau

Caz 2 — Echipamente industriale (București)

Profil: Magazin B2C+B2B, separare necesară. 500 comenzi/lună, 15% B2B.

Setup specific:

• Trigger: doar dacă billing_company e completat + valoare >1.500 €
• Template 1 pentru livrări locale (RO)
• Template 2 pentru export UE (cu clauze TVA intra-comunitar)

Rezultate:

• Contract semnat automat la 78 comenzi/lună (B2B)
• Zero comenzi „pierdute la documentar"
• Workflow comercial complet automatizat

Caz 3 — Produse digitale premium (Iași)

Profil: Software & training online, vânzări B2B 2.000-10.000 €.

Setup specific:

• Trigger pe categorie produs „Enterprise"
• Contract cu clauze SaaS specifice (license, support, SLA)
• Multi-semnatari: 1 contract semnat de 2 părți (client + partener)

Rezultate:

• Reduce cycle time de la oferta-semnare-livrare: 4 zile → 4 ore
• Cumpărători repeat: +35% (UX bun)
• Cost achiziție client redus prin frictionless onboarding

Comparator: Zapis WooCommerce vs alternative

Întrebări frecvente

Q: Plugin-ul e gratuit cu adevărat? Care e catch-ul? A: Plugin WordPress e 100% gratuit. Contul Zapis are plan free cu 5 contracte/lună. Peste asta, plan Personal (10 €/lună, 50 contracte) sau Business Pro (29 €/lună, nelimitat + features avansate).

Q: Funcționează cu WooCommerce Subscriptions? A: Da. Setezi trigger pe „Subscription Activated" → trimite contract de abonament. La fiecare renew automat: contract refolosit (sau actualizat dacă termenii s-au schimbat).

Q: Pot folosi cu Shopify în loc de WooCommerce? A: Shopify app e în lansare 2026 (paritate features). Până atunci, conectare via Zapier (funcțional dar mai lent).

Q: Ce se întâmplă dacă clientul nu semnează contractul? A: Configurabil. Default: după 7 zile fără semnare → email reminder automat. După 14 zile → status „Cancelled" în WooCommerce + refund automat dacă plata e făcută.

Q: Pot edita contractul DUPĂ ce e trimis dar înainte de semnare? A: Da, prin dashboard Zapis. Clientul primește email nou cu versiunea actualizată + audit trail păstrează ambele versiuni.

Q: Cum gestionez clienții care plătesc cu OP (ordin de plată)? A: Triggerul poate fi pe status „On Hold" (plata pending) → contract semnat înainte de procesare comandă. Sau pe status „Processing" (plata confirmată) — depinde de model.

Q: Pot exporta toate contractele într-o arhivă pentru contabil? A: Da. Zapis Dashboard → Reports → Export ZIP cu toate contractele dintr-un interval (luna/trimestru) + tabel Excel cu detalii.

Descarcă bundle gratuit + automatizare

📥 Descarcă bundle B2B WooCommerce (template contract + setup checklist + workflow Notion) →

🚀 Încearcă Zapis gratuit 14 zile → — plugin gratuit WooCommerce, cont gratuit cu 5 contracte/lună, fără card.

Articole conexe din ghidul complet T&C + contract magazin online:

• Factura proformă vs contract →
• Contract pentru produse digitale + dropshipping →