Factura proformă vs contract: când ai nevoie de fiecare în comerțul online 2026
Factura proformă vs contract: când ai nevoie de fiecare în comerțul online 2026
De George Olah · Ultima actualizare: 3 iulie 2026 · 8 minute citire
Răspuns scurt: Factura proformă e un document comercial care comunică intenția de vânzare și sumele datorate; nu e document fiscal și nu obligă fiscal pe nimeni. Contractul e instrumentul juridic care creează obligații pentru ambele părți. Folosești proformă pentru: avans, oferte ferme, plată cu OP. Folosești contract semnat când: valoare >500 € B2B, livrare în tranșe, produse custom, abonamente, servicii incluse cu produsul.
Diferența esențială — în 1 propoziție
Proforma = „Iată ce vei plăti dacă cumperi." Contractul = „Suntem amândoi obligați să facem X dacă Y."
Proforma e o comunicare comercială. Contractul e un acord juridic bilateral.
Tabel comparativ complet
Răspuns scurt: Proforma e document comercial informativ (nu fiscal), contractul e instrument juridic obligatoriu. Proforma poate fi emisă unilateral; contractul cere semnătura ambelor părți. Proforma se poate anula liber; contractul are clauze care impun obligații.
| Aspect | Factură Proformă | Contract |
|---|---|---|
| Natura juridică | Document comercial | Acord juridic bilateral |
| Document fiscal | NU (nu se include în registrul de TVA) | NU în sine, dar referințiat de factură |
| Semnătură | Doar emitent | Ambele părți |
| Obligă cumpărătorul? | NU (informativ) | DA (după semnare) |
| Obligă vânzătorul? | DA (parțial — onorează prețurile dacă plata se face în termen) | DA (după semnare) |
| Valabilitate | De obicei 7-30 zile | Conform clauzei |
| Modificare | Emiterea unei proforme noi | Act adițional semnat |
| Anulare | Unilaterală, fără penalizări | Conform clauze contract |
| Putere în instanță | Limitată (probă comunicare) | Mare (probă acord) |
| Când o folosești | Avans, ofertă fermă, plată OP | Vânzare cu obligații reciproce |
Când folosești PROFORMĂ în e-commerce
Scenariu 1: Plata cu ordin de plată (OP) pentru firme
Firma plătește prin transfer bancar bazat pe documente. Cere proformă pentru a justifica plata în contabilitatea ei. Trimiți proformă cu IBAN-ul tău + valoare. La plată, emiți factura fiscală finală.
Scenariu 2: Avans pentru produs/serviciu
Emit proformă pentru avans (de ex: 50% upfront), clientul plătește, după care procesează comanda. La livrare/finalizare, emiți factură fiscală cu valoarea totală minus avansul.
Scenariu 3: Ofertă fermă cu termen de acceptare
„Această proformă e validă 14 zile la prețul afișat." Ajută clientul să-și aprobe bugetul, blochezi prețul.
Scenariu 4: Cerere ofertă B2B (pre-contract)
Înainte de semnarea contractului final, trimiți o proformă cu draft prețuri. Negociezi, ajustezi, după care semnezi contract + emiți factură.
Când folosești CONTRACT semnat în e-commerce
Scenariu 1: Comenzi B2B >500 €
Pentru firme, contractul individual e standard. Conține: termene plată (Net 15/30/60), penalități întârziere, garanție, jurisdicție.
Scenariu 2: Produse cu serviciu inclus
Mobilier la comandă (cu măsurare + instalare), echipamente (cu setup + training), software (cu implementare). Contractul definește scope of work + acceptanță + garanție.
Scenariu 3: Abonamente recurente
SaaS, mentenanță, retainer-uri. Contractul definește durata, condițiile de reînnoire, posibilitatea de anulare, SLA.
Scenariu 4: Produse custom / personalizate
Mărimi non-standard, gravuri, configurări specifice. Contractul protejează vânzătorul (nu se returnează) și cumpărătorul (specificații confirmate).
Scenariu 5: Plata în tranșe
3 sau mai multe tranșe (ex: 30%/40%/30% pe milestones). Contractul definește când se plătește fiecare tranșă + ce se livrează la fiecare.
Scenariu 6: Cross-border (export UE)
Pentru tranzacții cu firme din alte state UE: contract obligatoriu (limba, jurisdicție, TVA intra-comunitar, Incoterms).
Combinația: când folosești PE AMBELE împreună
Răspuns scurt: Pentru tranzacții B2B mari, ai nevoie de AMBELE: proforma pentru avans și pre-comandă, contractul pentru obligații juridice complete. La livrare finală, emiți factura fiscală care referințează contractul.
Flow standard B2B >2.000 € cu avans + tranșă finală
Pasul 1: Discuție client → cerere ofertă
Pasul 2: Emit proformă cu avans 50% + condiții
Pasul 3: Client acceptă, primește contract pentru semnare
Pasul 4: Client semnează contract
Pasul 5: Client plătește avans bazat pe proformă
Pasul 6: Emit factură de avans (fiscală) pentru suma plătită
Pasul 7: Livrezi/produci conform contract
Pasul 8: Client plătește restanță
Pasul 9: Emit factură finală (fiscală) pentru restanță
În WooCommerce cu plugin Zapis
Plugin-ul automatizează:
- Pas 2 (proformă PDF generată automat din WooCommerce → email client)
- Pas 3-4 (link contract semnabil → audit trail)
- Pas 6, 9 (integrare cu Smartbill / Saga / Oblio pentru facturare)
Greșeli costisitoare cu proforma
Greșeala 1: Tratezi proforma ca document fiscal
Mulți cred că „dacă am emis proformă, am vândut". Nu. Proforma NU declanșează obligația fiscală. Trebuie să emiti factură (sau bon fiscal) când:
- Plata e încasată (factură de avans)
- Marfa e livrată (factură finală)
Risc: Control ANAF descoperă proforme cu plată încasată, dar fără factură → amendă + recalcul TVA.
Greșeala 2: Nu marchezi clar „PROFORMĂ"
Documentul trebuie să spună clar „FACTURĂ PROFORMĂ" sau „PRO FORMA INVOICE", cu mențiunea „Acest document nu reprezintă document fiscal."
Fără asta, în instanță poate fi confundat cu factură reală → confuzii și dispute.
Greșeala 3: Folosești proforma în loc de contract pentru sume mari
Proforma comunică prețul. Nu definește livrare, garanție, anulare, jurisdicție. Pentru o comandă de 10.000 € fără contract semnat, în caz de dispute pierzi controlul total.
Greșeala 4: Proforma „expiră" dar uiți să comunici clientului
Proforma cu valabilitate 14 zile, clientul plătește în ziua 20. Tu nu mai poți onora prețul (între timp s-au schimbat) → dispute. Soluție: specifici clar termenul + ce se întâmplă post-expirare.
Caz real — diferența între magazinele care folosesc proforma vs contract
Magazin A (echipamente industriale, București)
Modelul lor 2024: Doar proforme, fără contracte. Probleme:
- Comenzi anulate cu cheltuieli făcute (echipament adus de la furnizor)
- Plăți întârziate (clientul „a aflat că nu mai are nevoie")
- Imposibil de aplicat penalități (proforma nu obligă cumpărătorul)
Pierdere estimată 2024: ~80.000 € din comenzi B2B problematice.
Magazin B (același profil, Cluj)
Modelul lor 2024: Proforme pentru cotare + contract semnat pentru comenzi >2.000 €. Rezultate:
- Zero comenzi anulate post-procurement (contract obligă)
- Penalități încasate în 2024: ~12.000 €
- Cazuri de litigiu: 2 (ambele rezolvate prin mediere bazată pe contract)
Diferența operațională: Identic ca volum, dar contractul a redus pierderile cu ~80%.
Cum generezi proformă din WooCommerce + contract Zapis în paralel
Răspuns scurt: Pentru cotare/avans → plugin generator proformă (Smartbill/Oblio/Facturis). Pentru obligații juridice → plugin Zapis Contract. Cele 2 se completează, NU se exclud. Setup combinat: 20 minute.
Setup recomandat
- Plugin facturi (Smartbill, Oblio, Facturis) — pentru proforme și facturi fiscale
- Plugin Zapis — pentru contracte semnabile
- Conectare automată: la status comandă „On hold" → emit proformă + trimite contract spre semnare în paralel
Ambele pași sunt automatizați. Clientul primește 2 documente:
- Proforma (din Smartbill/Oblio) — referință pentru plată
- Contractul (din Zapis) — link pentru semnare
Avantaje setup combinat
- Conformitate fiscală totală
- Protecție juridică totală
- UX bun pentru client (un email, 2 linkuri, totul digital)
- Audit trail pe ambele documente
Întrebări frecvente
Q: Pot include condiții contractuale în proformă? A: Da, dar valoarea lor juridică e limitată. Conditiile dintr-o proforma NU obligă cumpărătorul (n-a semnat). Pentru obligații → contract separat.
Q: Există factura proformă în Romania în 2026? A: Da, este un document comercial folosit larg. Nu e reglementată specific de Codul Fiscal (nu e document fiscal), dar e legală și acceptată în practică pentru cotare/avans.
Q: Proforma intră în registrul de TVA? A: Nu. Doar factura fiscală intră în registrul de TVA. Proforma e document intern de cotare/comunicare.
Q: Pot să folosesc proformă în loc de contract pentru B2B? A: Tehnic da, juridic nu e ideal. Pentru sume >500 € B2B, contractul semnat e standard și recomandat.
Q: Câte zile e validă o proformă? A: Liber alegi. Standard: 7-30 zile. Mai mult riști să-ți modifice prețurile sau condițiile, mai puțin nu lasă clientului timp suficient.
Q: Trebuie să stochez proformele în arhivă 10 ani ca facturile? A: Nu e obligație fiscală. Recomandat: 3 ani (pentru istoric comercial și eventuale dispute).
Q: Pot să anulez o proformă unilateral? A: Da, oricând înainte de plată. După plată, dacă plata a fost făcută, trebuie să rambursezi sau să emiti factură fiscală.
Descarcă bundle + automatizare
📥 Descarcă bundle (template proformă + contract B2B + flowchart „când folosesc fiecare") →
🚀 Încearcă Zapis gratuit 14 zile → — contracte semnabile online, integrare WooCommerce, complet RO-conform.
Articole conexe din ghidul complet T&C + contract magazin online:
- Cum trimiți contract automat din WooCommerce la B2B →
- Contract pentru produse digitale + dropshipping →
